CRM o gestión de relaciones con los clientes es simplemente una plataforma que optimiza y automatiza las operaciones diarias de su organización. Funciona como una base de datos centralizada, que almacena toda la información de los clientes, las interacciones y la información de la empresa. La tecnología CRM puede ayudar a automatizar las tareas de marketing y ventas y a preservar las relaciones duraderas con los clientes, los proveedores y el personal. Sin embargo, el requisito más importante para que el sistema CRM funcione bien es una integración exitosa del sistema. Hay muchos factores que contribuyen a la eficacia del sistema CRM en línea. La función más importante de un CRM es la capacidad de mejorar los procesos comerciales de ventas y marketing que tiene o necesita para su negocio.

1. Antes de poner en marcha su sistema CRM, reúnase con todos los usuarios finales y acuerde la terminología clave. La categorización de cuentas, las categorías de clientes y otros campos de datos deben definirse de forma coherente, y todos los usuarios deben estar de acuerdo sobre el significado de cada categoría. Sin esto, su base de datos se convertiría rápidamente en un enorme revoltijo de datos sin orden ni concierto.

Muchas empresas confían la tarea de elegir un sistema CRM al personal de TI o de ventas. Aunque eso suene genial, hay otros empleados que dependerán del sistema CRM. Esto incluye marketing, atención al cliente y, posiblemente, un centro de llamadas diferente que actualizará el sistema. Invite a representantes de cada departamento de usuario final a la mesa para que puedan evaluar las especificaciones del proyecto CRM y participar en el procedimiento de selección del proveedor. Todos los que eventualmente usarán el sistema se sentirán más comprometidos con su éxito y se sentirán más apasionados por él si puede incluirlos en el proceso de selección del sistema en mayor medida.

  2. Otro error común que se comete durante la selección de un CRM es la selección basada en las necesidades actuales de la empresa sin tener en cuenta las necesidades futuras. Puede resultar tentador optar por una opción que se adapte perfectamente a su empresa en su estado actual. Sin embargo, es importante tener en cuenta el futuro. A medida que su empresa crece, es importante que su software crezca con ella. ¡Asegúrese de tener esto en cuenta al elegir un nuevo sistema CRM! Un buen CRM debe permitirle personalizarlo sin código, es decir, agregar campos/objetos/automatización flexible. De lo contrario, es posible que deba reinvertir en personalizaciones futuras, por ejemplo, en la creación de disparadores costosos/código personalizado que se puede crear con clics en un sistema como BROSH.

  3. La base de su CRM son sus datos. Debe utilizarlos para mejorar la experiencia de sus clientes, para dirigirse a sus usuarios y para que su marketing sea más eficaz. Pero no se limite a volcar sus datos en un CRM, utilícelos para gestionarlos de forma eficaz y generar experiencias de cliente excepcionales.

Incluso si un sistema CRM tiene acceso a una gran cantidad de datos, los datos obsoletos reducirán su eficacia. Asegúrese de actualizar los datos periódicamente y eliminar cualquier información superflua. En lugar de perder tiempo revisando volúmenes masivos de datos en su CRM, limpiar o actualizar los datos a medida que avanza aumenta la eficiencia y le permite aprovecharlos al máximo.

  4. El equipo de ventas viaja con frecuencia, visita clientes, asiste a reuniones y trabaja desde distintos medios de transporte. Como resultado, necesitan un sistema CRM que sea versátil y esté diseñado para su uso móvil. Para garantizar una flexibilidad y una comodidad de uso óptimas, elija un sistema CRM que sea compatible con dispositivos móviles y esté basado en la nube. Los sistemas que no están disponibles cuando los vendedores necesitan actualizar sus registros pueden causarles problemas fácilmente. Los sistemas a los que se puede acceder fácilmente en línea desde una variedad de dispositivos, como tabletas, computadoras portátiles y teléfonos inteligentes, tendrán una mayor tasa de cumplimiento y utilización.

  5. Otro error importante que se comete durante el proceso de implementación de CRM es no brindar capacitación al personal sobre cómo utilizar el sistema al máximo. Además de mantener la inclusión de los empleados, es fundamental garantizar que los miembros del personal obtengan la capacitación adecuada en el uso de CRM. Los empleados se beneficiarán de una capacitación que les permitirá utilizar las capacidades de la solución y utilizarla de manera efectiva. Al igual que tener muchas funciones, esto puede garantizar que se aprovechen y utilicen más funciones porque los miembros del personal recibirán capacitación sobre cómo usarlas.

Todos estos errores se pueden prevenir con un poco de previsión y acción. Asegúrese de que todos los departamentos que interactuarán con el sistema CRM tengan un lugar en la mesa durante la selección del proveedor y el software. Esto garantiza la aceptación y que el nuevo sistema satisfará sus necesidades. A continuación, elija un sistema móvil, responsivo y basado en la nube. Esto resuelve el problema del acceso para su equipo de ventas, así como la escalabilidad. Por último, cree un diccionario de datos que defina términos clave como estado de cuenta o cliente, notas de alerta y otros campos de datos. Capacite a sus equipos sobre cómo utilizar el sistema e insista en la entrada correcta de datos desde el principio.

Un sistema CRM es una valiosa herramienta de software empresarial que puede ayudarle a mantener una comunicación estrecha con sus clientes y mejorar las relaciones, la retención de clientes y las ventas. Con estos consejos, seguro que creará una infraestructura sólida para respaldar una implementación exitosa del CRM.
Los sistemas CRM ya no son solo para grandes empresas. Lo que en un principio era una tecnología de coste prohibitivo ahora es asequible para cualquier empresa, independientemente de su tamaño.